Télésecrétariat : Gérer Efficacement Vos Appels À Distance


Le télésecrétariat est un métier en plein essor tant la demande est forte. De nombreuses raisons incitent les entreprises à solliciter les services de secrétariat à distance. Une option stratégique quand on constate les avantages dont elle dispose. Zoom sur le métier de télésecrétariat.

Qu’est-ce que le télésecrétariat ?

Le télésecrétariat consiste à confier la gestion du secrétariat à un centre de contact spécialisé en vue de prendre en charge les missions à distance. La télésecrétaire s’occupe de tous les services de secrétariat, quelle que soit la nature de votre activité ; que vous soyez entrepreneur ou artisan, cabinet médical, cabinet d’avocat ou autres professions libérales, ce service est un véritable atout pour votre entreprise.

Les différentes missions du télésecrétariat

Accueil téléphonique

Un accueil téléphonique de qualité est fondamental pour véhiculer une bonne image de l’entreprise. Le premier contact avec le client doit être irréprochable.

Gestion d’agenda et prise de rendez-vous

Le télésecrétariat vous propose une gestion efficace de votre planning pour que vous puissiez être bien organisé et avoir des activités bien coordonnées. Vous pouvez aussi avoir accès aux fichiers afin de confirmer ou de reporter le rendez-vous.

Accueil commercial

L’accueil commercial est nécessaire pour bien recevoir vos clients et vos prospects potentiels. Ce service permet de bien les renseigner sur vos produits et vos services.

Travaux administratifs

Fini la paperasse administrative avec le service de secrétariat à distance. En effet, à moins d’être compétent et motivé dans ce domaine, les travaux administratifs ne sont pas une mince affaire à réaliser.

Quelles sont les qualités d’une télésecrétaire ?

Les principales compétences requises en matière de télésecrétariat sont :

  • L’aisance relationnelle
  • Savoir utiliser les outils informatiques
  • Travailler avec méthode
  • Avoir le contact facile
  • Bonne maitrise de la langue à l’oral et à l’écrit
  • Répondre avec courtoisie tout en restant ferme

Pourquoi faire appel au secrétariat à distance ?

Le télésecrétariat devient un recours indispensable en raison du manque de temps ou de personnel qualifié pour s’occuper des services de secrétariat.

Les avantages de délocaliser les services de secrétariat

Une approche plus flexible

Le télésecrétariat vous propose un service adapté à vos besoins et selon votre rythme de travail.

Un gain de temps pour vos activités centrales

Sous-traiter le secrétariat vous permet de vous recentrer sur votre activité principale et de vous consacrer pleinement à votre clientèle.

Se dégager des responsabilités administratives

Avec les nombreuses tâches administratives (gestion entretien, papiers, tri des CV, publier les annonces d’emploi et bien d’autres), il est plus judicieux d’opter pour le télésecrétariat pour la gestion administrative.

Comment se déroule le secrétariat à distance ?

Lorsqu’un client vous appelle, l’appel est transféré vers un centre de contact dédié où une télésecrétaire répond au nom de l’entreprise. En effet, elle s’occupe de vos services de secrétariat à distance comme si elle y était (dans vos locaux). Elle traite les demandes des clients et note les points importants pour que vous puissiez vous organiser.

Confier les services de secrétariat à un centre de contact qualifié

Vous l’aurez compris, le télésecrétariat est la solution idéale pour optimiser au mieux ses activités. Pour bénéficier des avantages du secrétariat à distance, appelez-nous au 09 70 71 83 00 ou adressez-nous un mail via notre formulaire de contact.

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